Оформление кассовых операций: основные правила

оформление кассовых операций

С 1 июня 2014 года в силу вступило Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, которое заменило собой устаревшее Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Новый нормативно-правовой акт определяет правила проведения кассовых операций для предприятий различных форм собственности, и, чтобы прояснить основные изменения в законодательстве, ниже кратко приведены десять основных нововведений Указания № 3210-У.

1. Формула установки лимита теперь не обязывает отталкиваться исключительно от поступлений в кассу. Теперь согласно п. 2 Указания № 3210-У можно основывать свои расчёты исходя и из наличной выручки, и по сумме расходов, если так выгодней.

2. Оформление приходников и расходников теперь разрешается производить не только штатному бухгалтеру, но и приглашённому – из аутсорсинговой бухгалтерской конторы или частнику. Регулирует новую норму п. 4.2 Указания № 3210-У. Тем не
менее, окончательную подпись под расходниками и приходниками по-прежнему имеет право ставить только штатный главбух или (если таковой отсутствует в фирме) непосредственно руководитель.

3. С 1 июня при выдаче директором компании денег под отчёт от него теперь требуется только поставить подпись. Если ранее руководитель должен был собственноручно проставлять также дату, сумму и срок, на который сотруднику выданы деньги, то теперь согласно п. 6.3 Указания № 3210-У он может ограничиться лишь заверкой заявления своей подписью, а перечисленные выше операции может производить либо подотчётный сотрудник, либо бухгалтер.

4. Согласно п. 6.2 Указания № 3210-У в расходных ордерах сумму, которую выдают из кассы, теперь можно писать не только от руки, но и пропечатывать на компьютере. Кроме этого, новые правила оформления расходных ордеров позволяют фирмам, в штате которых есть бухгалтер, не привлекать к проставлению подписей под ними директора. Но тут необходимо сделать оговорку – расходники имеют унифицированный формат, и он предусматривает графу «подпись директора». Поэтому, во избежание недоразумений, до появления дополнительных разъяснений рекомендуется всё же подавать данный документ руководителю компании на подпись.

5. Новые указания позволяют хранить кассовую книгу только в одном экземпляре. Напомним, ранее правилами предусматривалось два экземпляра этого документа отчётности.

6. В соответствии с пунктом 4.7 Указания № 3210-У кассовые операции компаний теперь можно фиксировать полностью в электронном виде. В таком виде разрешено хранить кассовые книги, расходные/приходные ордера и ведомости. Но в новых законах есть и существенная оговорка – электронные документы должны заверяться квалифицированной электронной подписью, иначе они будут недействительны.

7. В новом нормативно-правовом акте даны чёткие инструкции по исправлению отчётной кассовой документации. Из пункта 4.7 Указания № 3210-У следует, что делать исправления в кассовой книге, а также в ведомостях бумажного формата – можно, а вот в приходных и расходных ордерах – нельзя. Электронные документы не поддаются исправлению, если они уже завизированы подписью. При необходимости можно удалить документ и создать его заново с корректными данными.

8. Для компаний с количеством работников не более 100 человек и выручкой до 400 млн. рублей Указания № 3210-У предусматривают упрощённый кассовый порядок. Подобные фирмы могут не устанавливать лимит кассы и отменять приказом, установленное ранее предельное значение остатка. Также, согласно п. 4.6 Указаний № 3210-У, руководство таких фирм не обязано вести кассовые книги, так как для них предпочтительным является оформление книг учёта расходов и доходов.

9. Указание Банка России, вступившее в силу 1 июня сего года, запрещает сдавать наличные деньги в федеральные отделения почты. Сверхлимитную выручку теперь нужно отдавать либо в банк, либо инкассаторам.

10. В свежих указаниях Банка России теперь чётко определено понятие обособленного подразделения, а также даны чёткие инструкции обращения с финансовой документацией. Теперь любой филиал фирмы, имеющий хотя бы одно фиксированное рабочее место, именуется обособленным подразделением. Оно должно вести согласно п. 2, 4.6 Указаний № 3210-У кассовую книгу, но сдавать главному представительству компании теперь нужно не сами листы из книги, а их копии. Кроме этого, передавать эти документы нужно только для составления бухгалтерской отчётности, то есть минимум раз в год.