Ситуации, когда необходимо произвести расчеты с подотчетными лицами, выдав сотруднику деньги на руки. Чтобы не было путаницы при выдаче подотчетных денег необходимо оформить специальное заявление (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Конечно вы можете обойтись без этого документа, но только в том случае, если в компании оформлена корпоративная карта. В любых других случаях необходимо заполнять заявление на подотчет, так как в противном случае компания может получить штраф за нарушение кассовой дисциплины.
Сделайте для сотрудников единый шаблон заявления, чтобы каждый раз они не заполняли новое и не путались. Кроме этого рекомендуем предусмотреть инструкцию, в которой укажите все необходимые документы, получаемые от поставщиков, сроки сдачи отчета и форму авансового отчета.
Расчеты с подотчетными лицами таят в себе по крайней мере три ловушки:
Ловушка № 1. Сотрудник не отчитался за предыдущий период и ему выдали деньги
Авансовый отчет сотрудник должен предоставить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней, после того как истек срок, на который выданы деньги. При этом запрещается выдавать сотруднику деньги, если он не отчитался за предыдущие. Но наказаний за нарушение этих правил в законодательстве нет, поэтому некоторые компании злоупотребляют – выдают деньги тем, кто не отчитался в срок. Такое отношение в корне неверно!
Из практики – налоговые органы штрафуют компании на довольно внушительные суммы за такие нарушения. Штрафы могут достигать 50 000 рублей. Кроме этого наказание может грозить и директору организации. Он может потерять до 5000 рублей. Проверяющие органы считают, что организация выдала денежные средства неправомерно, следовательно, нарушила порядок хранения наличных средств. Кроме этого, налоговые органы могут доначислить НДФЛ, сославшись на то, что те суммы по которым ваш сотрудник не отчитался, являются его доходом.
Правильнее всего будет отслеживать сроки расчетов с подотчетными лицами. Бухгалтер может прямо в заявлении на подотчет делать пометку о том, есть задолженность или нет. Суммы, которые зависли у сотрудника, можно удерживать из его заработной платы, при условии его письменного согласия. Приказ об удержании денежных сумм нужно составить в течение месяца, после срока возврата аванса.
Ловушка № 2. В заявлении отсутствует срок, на который выдали деньги
По правилам, на заявлении подотчетного лица руководитель должен от руки написать сумму и срок, на который выданы денежные средства, поставить свою подпись и дату. Во многих организациях такой критерий, как дата, опускают, полагая, что штрафов за его отсутствие не будет. Но это далеко не так. Надзорные органы, видя такое положение дел, считают, что вы выдали денежные средства с нарушениями. Налагаемый в этом случае штраф может достигать 50 000 рублей.
Иногда штрафов удается избежать в суде, но не всегда. Довольно часто налоговые органы в качестве аргумента приводят тот факт, что раз дата не стоит, то подотчетное лицо должно вернуть деньги в кассу в тот же день, в который их и получило.
Самое правильное – указывать дату. Тогда и проблем удастся избежать.
Ловушка № 3. Расчеты с подотчетными лицами произведены, но заявление подписано не директором
Помните, заявление подотчетного лица должно быть заверено руководителем организации. В случае, когда директор отсутствует, подпись может поставить главный бухгалтер. Довольно часто такие заявления подписывают сотрудники бухгалтерии или заместители руководителя, при этом никаких доверенностей на них не оформлено. Это в корне неверно. Налоговая служба имеет полное право предъявить к вашей организации претензии. Они могут вылиться в штраф в размере до 50 000 рублей.
Чтобы избежать проблем, составьте доверенность на тех лиц, которые будут подписывать соответствующие заявления. Также правильно будет установить максимальную сумму, заявления на которую могут подписать доверенные сотрудники. Больше – заявление должен подписывать только начальник.
Если у вас возникли вопросы по расчетам с подотчетными лицами и с оформлением документов, вы всегда можете обратиться в «Доступную бухгалтерию» за консультацией.